bip.zgdo.eu

ZAPYTANIE OFERTOWE

dotyczące zakupu oprogramowania oraz sprzętu

I. ZAMAWIAJĄCY

Związek Gmin Dolnej Odry

Ul. Narciarska 57

74-500 Chojna

II.OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA:

Zakup i dostawa oprogramowania finansowo księgowego, kadrowo płacowego oraz oprogramowania do gospodarowania odpadami, przeszkolenie pracowników z obsługi programu oraz zakup serwera obsługującego oprogramowanie.

 

III.Szczegółowy opis zamówienia:

Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia znajduje się w załączniku numer 1.

 

IV.Liczba Licencji:

Oprogramowanie finansowo księgowe: 2 licencje

Oprogramowanie kadry i płace: 1 licencja

Oprogramowanie do gospodarki odpadami: 5 licencji

 

V.Termin wykonania zamówienia

Wykonawca zobowiązany jest wykonać zamówienie w terminie do 24.05.2013r. W tym terminie należy dostarczyć zamówienie, przeszkolić pracowników z obsługi systemu oraz zimportować niezbędne dane z gmin wchodzących w skład Związku Gmin Dolnej Odry do systemu. Import danych obejmuje: bazy z ewidencji ludności oraz nieruchomości.

VI. Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków

1. O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać wykonawcy, którzy:
2. Spełniają warunek dotyczący posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeśli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania.
3. Spełniają warunek dotyczący posiadania wiedzy i doświadczenia.
4. Spełniają warunek dotyczący posiadania wiedzy i co najmniej 2 lat doświadczenia w sprzedaży systemów informatycznych i pakietów oprogramowania.
5. Zamawiający wymaga oświadczenia lub innego dokumentu potwierdzającego spełnienie powyższego warunku.
6. Spełniają warunek dotyczący dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia.
7. Zamawiający wymaga oświadczenia lub innego dokumentu/-ów potwierdzających spełnienie powyższego warunku.
8. Spełniają warunek dotyczący sytuacji ekonomicznej i finansowej, która zapewnia możliwość wykonania zamówienia. Zamawiający wymaga oświadczenia  lub innego dokumentu/-ów potwierdzających spełnienie powyższego warunku.

VII.Opis sposobu przygotowania oferty

1. Zamawiający nie dopuszcza składanie ofert częściowych.
2. Oferta musi być sporządzona i przesłana w wersji elektronicznej ponadto musi zawierać wypełnione załączniki numer 2, 3 i 4. Formularz oferty musi zostać przesłany w postaci podpisanego przez wykonawcę skanu oraz dodatkowo w formie edytowalnej (forma edytowalna nie wymaga podpisu).
3. Oferta musi zostać dostarczona najpóźniej do dnia 9.05.2013 r. na adres: biuro@zgdo.eu
4. Treść oferty musi być zgodna z treścią zapytania.
5. Oferta wraz z załącznikami musi zostać sporządzona w sposób czytelny.
6. Oferta musi być podpisana przez wykonawcę, tj. osobę (osoby) reprezentującą wykonawcę, zgodnie z zasadami reprezentacji wskazanymi we właściwym rejestrze lub osobę (osoby) upoważnioną do reprezentowania wykonawcy.
7. Jeżeli osoba (osoby) podpisująca ofertę (reprezentująca wykonawcę lub wykonawców występujących wspólnie) działa na podstawie pełnomocnictwa, pełnomocnictwo to w formie skanu oryginału musi zostać dołączone do oferty.

 

VIII.Termin związania ofertą

Oferta wiąże, aż do momentu podpisania umowy z wybranym wykonawcą w danej części zamówienia. Jeżeli wybrany wykonawca odmówi podpisania umowy zamawiający uprawniony jest do wyboru oferty, która uzyskała następną w kolejności najwyższą ilość punktów.

 

IX.Opis sposobu obliczania ceny

1. Wykonawca poda cenę oferty w formularzu ofertowym w kwocie brutto.
2. Cena musi być wyrażona w złotych polskich (PLN), z dokładnością nie większą niż dwa miejsca po przecinku.
3. Wykonawca musi uwzględnić w cenie oferty wszelkie koszty niezbędne dla prawidłowego i pełnego wykonania zamówienia.

 

X.Badanie ofert

1. W toku badania i oceny ofert zamawiający może żądać od wykonawców mailowo wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.
2. Zamawiający w celu ustalenia, czy oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia, zwróci się do wykonawcy o udzielenie wyjaśnień dotyczących elementów oferty mających wpływ na wysokość ceny.

 

XI. Opis kryteriów wyboru oferty wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert

1. Zamówienie zostanie udzielone temu Wykonawcy, którego oferta uzyska najwyższą liczbę punktów (LP) w ostatecznej ocenie punktowej.
2. Oferty zostaną ocenione przez Zamawiającego w oparciu o następujące kryteria przypisując im odpowiednią wagę punktową.

 

Lp.	Kryterium	Znaczenie procentowe kryterium	Maksymalna ilość punktów jakie może otrzymać oferta za dane kryterium
1.	Cena	60%	60 punktów
2.	Funkcjonalność wymagana	30%	30 punktów
3.	Funkcjonalność opcjonalna	10%	10 punktów

 

1. Każda z ofert otrzyma liczbę punktów jaka wynika ze wzoru:

LP = C + FW + FO

gdzie:

LP	całkowita liczba punktów przyznanych ofercie
C	liczba punktów przyznanych za kryterium  – „Cena”
FW	liczba punktów przyznanych za kryterium  – „Funkcjonalność wymagalna”
FO	liczba punktów przyznanych za kryterium  – „Funkcjonalność opcjonalna”

Zamawiający przy obliczaniu oceny punktowej oferty dla każdego z w/w kryteriów oceny dokona zaokrąglenia wyniku do dwóch miejsc po przecinku - jeżeli trzecia cyfra po przecinku (i/lub następne) jest mniejsza od 5 wynik zostanie zaokrąglony w dół, a jeżeli cyfra jest równa lub większa od 5 wynik zostanie zaokrąglony w górę.

 

1. Zasady oceny ofert wg kryterium "Cena" - w przypadku kryterium "Cena" oferta otrzyma zaokrągloną do dwóch miejsc po przecinku ilość punktów wynikającą z działania:

C = (Cmin / Ci) * 60

gdzie:

 

C	Ilość punktów jakie otrzyma oferta badana za kryterium "Cena"
Cmin	Cmin - Wartość najniższa ze złożonych ofert. Wartość oferty jest obliczona ze wzoru Cena = Zaproponowana Cena za wykonanie przedmiotu zamówienia + Cena aktualizacji rocznej Oprogramowania finansowo księgowego dla zamawianej liczby licencji + Cena aktualizacji rocznej Oprogramowania kadry i płace dla zamawianej liczby licencji + Cena aktualizacji rocznej Oprogramowania do gospodarki odpadami dla zamawianej liczby licencji + Cena zakupu dodatkowej 1 licencji oprogramowania finansowo księgowego + Cena zakupu dodatkowych 2 licencji oprogramowania do gospodarki odpadami
Ci	Wartość oferty rozpatrywanej. Wartość oferty rozpatrywanej jest obliczona ze wzoru Cena = Zaproponowana Cena za wykonanie przedmiotu zamówienia + Cena aktualizacji rocznej Oprogramowania finansowo księgowego dla zamawianej liczby licencji + Cena aktualizacji rocznej Oprogramowania kadry i płace dla zamawianej liczby licencji + Cena aktualizacji rocznej Oprogramowania do gospodarki odpadami dla zamawianej liczby licencji + Cena zakupu dodatkowej 1 licencji oprogramowania finansowo księgowego + Cena zakupu dodatkowej 1 licencji oprogramowania: kadry i płace + Cena zakupu dodatkowych 2 licencji oprogramowania do gospodarki odpadami

 

 

1. Zasady oceny ofert wg kryterium "Funkcjonalność wymagalna" - w przypadku kryterium "Funkcjonalność wymagalna" oferta otrzyma zaokrągloną do dwóch miejsc po przecinku ilość punktów wynikającą z działania:

 

FW = (FWi / FW max) * 30

gdzie:

FW	Ilość punktów jakie otrzyma badana oferta za kryterium "Funkcjonalność wymagalna”
FW max	Maksymalna możliwa do uzyskania ilość punktów za funkcjonalności systemu posiadane przez oferowane oprogramowanie na dzień złożenia ofert. FW max jest równe ilości wszystkich wymaganych funkcjonalności, przy czym każda funkcjonalność jest równa 1
FWi	Uzyskana ilość punktów za funkcjonalności systemu posiadane przez oferowane oprogramowanie na dzień złożenia ofert w ofercie rozpatrywanej

 

1. W celu oceny oferty wg kryterium "Funkcjonalność wymagalna" Wykonawca zobowiązany jest wypełnić Tabelę funkcjonalności (zawartą w Załączniku nr 2) w której wskazuje czy oferowane oprogramowanie posiada daną funkcjonalność na dzień składania ofert (wpisując słowo „TAK”)
2. Zasady oceny ofert wg kryterium "Funkcjonalność opcjonalna" - w przypadku kryterium "Funkcjonalność opcjonalna" oferta otrzyma zaokrągloną do dwóch miejsc po przecinku ilość punktów wynikającą z działania:

FO = (FOi / FOmax) * 10

gdzie:

FO	Ilość punktów jakie otrzyma badana oferta za kryterium "Funkcjonalność opcjonalna” oferowanego rozwiązania
FOmax	Maksymalna możliwa do uzyskania ilość punktów za funkcjonalności opcjonalne posiadane przez oferowane rozwiązanie na dzień złożenia ofert
FOi	Uzyskana ilość punktów za funkcjonalności opcjonalne posiadane przez oferowane rozwiązanie na dzień złożenia ofert w ofercie rozpatrywanej

8. Maksymalna możliwa do uzyskania ilość punktów za funkcjonalności opcjonalne posiadane przez oferowane rowiązanie na dzień złożenia ofert (FO max), obliczona jako suma punktów dla wymagań opisanych w Załaczniku nr 3

 

1. INFORMACJE O FORMALNOŚCIACH, JAKIE POWINNY ZOSTAĆ DOPEŁNIONE PO WYBORZE OFERTY W CELU ZAWARCIA UMOWY W SPRAWIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO
   1. Umowa zostanie zawarta w wyznaczonym przez Zamawiającego terminie i miejscu.
   2. Osoby reprezentujące Wykonawcę przy podpisywaniu umowy powinny posiadać ze sobą dokumenty potwierdzające ich umocowanie do podpisania umowy, o ile umocowanie to nie będzie wynikać z dokumentów załączonych do oferty.

 

XIII.  ZABEZPIECZENIE NALEŻYTEGO WYKONANIA UMOWY

1. W przypadku niewywiązania się z należytego wykonania umowy w ustalony terminie wykonawca zapłaci karę w wysokości 20 % wynagrodzenia umownego brutto.

 

 

Załączniki

 

 

	Załącznik nr 1 - Wymaganie funkcjonalne systemu.
	Załącznik nr 2 - Funkcjonalności wymagalne oprogramowania.
	Załącznik nr 3 - Funkcjonalności opcjonalne oprogramowania.
	Załącznik nr 4 - Formularz oferty.